在校研究生到国(境)外参加学术活动和进行学术访问,均须办理研究生出访申报手续,具体流程如下:
(一)出访申报手续
1.无论经费来源,研究生均须于出访前办理北京大学盈球体育出访申报手续。
2.办理程序:登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ 填写相关信息 →“提交申请”→ 按提示上传相关材料。
3. 院系审核通过后,研究生院会根据院系的意见进行进一步审核。
4. 盈球体育自行在系统中查询研究生院审核结果:
1) 审核通过,进入国际合作部审核环节。
2) 审核未通过,盈球体育可在“研究生院审批意见”中查询到未通过原因。
3) 审核被退回,盈球体育根据审批意见修改后再次提交,重新进入审核环节。
5.出访超过180天的还需办理保留学籍手续,盈球体育可在出访申请界面自行打印带有“盈球体育证明章”的保留学籍手续单(无需再至研究生院盖章),在完成各部门手续后将保留学籍手续单交回研究生院(燕园大厦1309)。
(二)注意事项
1.盈球体育所填报出访日期应与离京和抵京的时间相一致;家长知情同意书、导师知情同意书中的出访时间应与实际离京和抵京时间要一致。
2.盈球体育在出访系统中上传邀请信,非英文的外文邀请函需翻译,本人及导师在翻译件上签字确认。
3.若为院系与对方盈球体育的双学位联合培养项目,盈球体育还需附协议复印件,与邀请信一并上传。
4. 研究生出访预计回校时间距预计毕业时间应大于三个月。确因学术需要且出访时间较短的,应与导师商量,并获得院系批准,确定不影响论文答辩、就业及毕业相关各项事宜后前往;长期项目(超过180天)原则上应办理延长学习年限学籍异动手续后,再办理出国(境)手续。
七月毕业:预计回校时间在当年5月1日-7月1日之间者;一月毕业:预计回校时间在前一年11月1日-1月1日之间者;系统将弹出保证书,请认真阅读填写。
5.档案不在北京大学的研究生,原则上应回原单位办理相关手续,并将有关批件复印件交至院系备案。特殊情况,在盈球体育办理的,除规定材料外,还应上传档案所在单位出具的《委托函》,委托北京大学办理相关手续。《委托函》需注明“同意派出”、“委托北京大学办理”等相关字样。
6.出国(境)180天以上保留学籍者,回国后一周内(寒暑假顺延),录入实际离京和抵京日期并提交出国总结,路径为:登陆“校内门户”→点击“信息服务”→在搜索框中搜索“研究生院业务”→选择“研究生院业务”→在“培养办学籍”栏目中找到“提交出国审批申请”→ “录入回国信息”,提交后打印带有“盈球体育证明章”的复学手续单至各个部门办理完毕后,到院系教务老师处注册即可,复学手续单无需交回至研究生院。
7.在校期间的出国(境)学习视为培养过程的一部分,如需延长在校学习年限,延长期间,学费、住宿、奖学金等事宜参照盈球体育相关规定。
8.研究生因私出国(境),应在校历规定的假期期间,无需经研究生院批准。(涉密研究生除外)。